Menerapkan Pedoman, Prosedur, dan Aturan Kerja di Perusahaan

Salah satu cara untuk memperjelas apa yang menjadi tujuan atau harapkan perusahaan adalah dengan membuat peraturan secara tertulis. Dengan membuat peraturan kerja secara tertulis dan disepakati kedua belah pihak tindakan-tindakan yang merugikan perusahaan dan karyawan dapat diatasi dengan lebih baik. Peraturan tersebut bisa berbentuk pedoman, prosedur dan aturan kerja di perusahaan.

Dalam perusahaan manapun ada pedoman kerja, prosedur, aturan kerja< ketentuan, atau perjanjian-perjanjian, yang kesemuanya pada dasarnya mengatur tentang hak dan kewajiban secara timbale-balik antara perusahaan dengan karyawannya. Pedoman kerja, prosedur, aturan kerja dan ketentuan lainnya disusun dengan memperlihatkan keseimbangan antara hak dan kewajiban merupakan suatu tuntutan yang perlu terus diwujudkan karena jika hal ini tidak terwujud akan menimbulkan gangguan yang pada akhirnya akan berdampak negative terhadap kelangsungan hidup perusahaan.

Keseimbangan antara hak dan kewajiban menuntut adanya kejelasan mengenai hak dan kewajiban dari masing-masing pihak dalam perusahaan. Karyawan harus mendapat pekerjaan sesuai dengan kemampuan, keahlian, perlakuan yang adil dan manusiawi, keamanan di tempat kerja, gaji yang pantas, serta promosi, dan perlindungan kesehatan, merupakan rangkaian hak-hak karyawan, yang menjadi kewajiban perusahaan. Perusahaan juga berhak memperoleh kesetiaan, dedikasi, kehadiran di tempat kerja, dan produktivitas kerja karyawan.

a. Pedoman Kerja

Pedoman kerja adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan penggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Pedoman kerja bertujuan antara lain sebagai berikut:

a. Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

b. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/ pegawai terkait.

c. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.

d. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keragunan, duplikasi, dan inefisiensi.

e. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

f. Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan.

g. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

h. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi-kondisi berikut ini.

a. Sebelum suatu pekerjaan dilakukan

b. Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak

c. Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

Dengan adanya pedoman kerja terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh, yaitu antara lain:

a. Pedoman kerja merupakan pegangan bagi pelaksanaan, alat komunikasi, dan pengawasan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten.

b. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.

c. Bisa digunakan sebagai salah satu alat pelatihan dan mengukur kinerja pegawai.

Selain untuk hal tersebut diatas, pedoman kerja juga mempunyai kegunaan sebagai berikut:

a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.

b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor

e. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.

f. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.

g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.

h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

i. alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

b. Prosedur Kerja, Tata Kerja, dan Sistem Kerja

Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal dengan Standard Operating Procedure (SOP) sebagai pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus di tempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan , peralatan , fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk tim

c. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja

bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai panduan dalam bekerja.

Dalam penyusunan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asa sebagai berikut :

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan secara bentuk manual (dicetak)

b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang berkepentingan.

c. Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e. secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan kondisi terkini.

Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :

a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkkronisasi, baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi atau kantor lain.

b. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

d. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.

e. Dalam penyampaian suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai hubunhan kerja.

v Prinsip-Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja

Mengingat pentingnya prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja maka perlu diketahui prinsip-prinsip dalam menyusun prosedur kerja, yaitu sebagai berikut.

a. Prosedur kerja, tata kerja, dan sistim kerja, harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat dan tugas atau pekerjaan.

b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, serta unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d. Perlu didaftarkan secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap yang berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan.

h. Prosedur kerja, tata kerja, dan system kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas

i. Penyusunan prosedur kerja, tata kerja dan system kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan symbol dan skema atau bagan prosedur dengan jelas dan tepat. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k. Untuk menjamin penerapan prosedur kerja, tata kerja dan system kerja dengan jelas dan tepat maka perlu dipakai buku pedoman.

v  Simbol-Simbol dalam Prosedur Kerja

-          Jenis-jenis Simbol

Simbol-simbol dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut, antara lain adalah sebagai berikut.

Lingkaran Besar

1. Lingkaran besar menunjukan operasi (operation) atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di tengahnya di bubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru tulis (clerk). Bila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dikerjakan dengan mesin, dan bila dibubuhi dengan huruf T artinya dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter)

Belah Ketupat

2. Belah ketupat atau persegi empat berbentuk berlian (Diamond) adalah symbol untuk menunjukan pemeriksaan (inspection, control atau chek) mengenai mutu atau kualitas (quality)

Segi Empat bujur Sangkar

3. Segi empat bujur sangkar untuk menunjukan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas (quantity) . Apabila dibubuhi huruf D bebarti ada penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut. 29

4. Segi Tiga Terbalik

Segi tiga terbalik menunjukan penyimpanan (storage) secara tetap (permanent)

5. Segi Tiga Ganda Terbalik

Simbol ini menunjukan penyimpanan untuk sementara (tempory)

6. Lingkaran Kecil, Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport)

7. Anak Panah

Anak panah untuk menunjukan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan.

-          Kegunaan simbol-simbol dalam prosedur

Simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur kerja bermanfaat untuk mengetahui:

Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.

Persayaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.

Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.

Apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.

Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

Ø  Aturan Kerja

Manajemen perusahaan memiliki hak untuk berharap agar karyawannya mematuhi standar kode etik yang sewajarnya. Karyawan yang bertindak tidak sesuai atau di luar kewajaran dapat merusak bisnis. Sangat berisiko apabila manajemen beranggapan bahwa setiap karyawan sudah memiliki pandangan yang sama dengannya. Untuk itu, salah satu cara yang terbaik untuk memperjelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap karyawan-karyawannya adalah dengan membuat aturan kerja yang umum.

Aturan kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat hal-hal umum mengenai perilaku di dalam bekerja. Aturan kerja berlaku bagi semua pegawai dan seluruh unsure yang terlibat dalam perusahaan, pimpinan perusahaan, atasan langsung dari pegawai, dan disesuaikan dengan peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi.

a. Waktu dan Kehadiran Kerja a. Penetapan waktu kerja didasarkan kepada kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku.

b. Waktu kerja di perusahaan adalah 6 (enam) hari dalam satu minggu

c. Jam kerja di Perusahaan adalah 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu.

d. Waktu dan jam kerja di perusahaan diatur sebagai berikut: Non Operasional

Hari Senin s/d jum’at : jam 08.00 – 12.00

12.00 – 13.00 istirahat

13.00 – 16.00

Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00

Operasional

Hari dan jam kerja pegawai operasional diatur sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan dengan bekerja dalam shift (pagi, siang, malam) berdasarkan jadwal kerja yang telah ditetapkan atasannya.

e. Jam istirahat tidak diperhitungkan sebagai jam kerja

f. Pekerjaan yang dilakukan lebih dari 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai kerja lembur.

g. Setiap perubahan jam kerja oleh perusahaan diberitahukan sebelum kepada pegawai dengan tenggang waktu yang layak.

h. Bagi pegawai yang melakukan tugas tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai dengan sifat pekerjaan

i. Setiap pegawai wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu hadir yang ditetapkan oleh perusahaan.

j. Pegawai mencatatkan sendiri kehadirannya pada waktu hadir yang disediakan perusahaan setiap masuk ke dan pulang dari tempat kerja. Pegawai yang menyuruh orang lain mencatatkan waktu hadirnya dianggap melakukan pelanggaran tata tertib.

k. Keterlambatan masuk kerja atau meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir dan ketidakhadiran sehari penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib kecuali dengan izin tertulis atasan langsung dengan alas an-alasan yang dapat diterima.

l. Pegawai yang tidak masuk kerja karena sakit atau karena alas an lain yang dapat diterima perusahaan wajib memberitahukan kepada atasannya selambat-lambatnya pada saat yang masuk kerja. Apabila ketidakhadiran karena: Sakit lebih dari 2 (dua) hari diwajibkan memberikan surat keterangan dokter segera mungkin atau setelah masuk kerja kembali.

Hal-hal lainnya, pegawai diwajibkan membuat pemberitahuan tertulis.

Pada waktu kerja pegawai diwajibkan memakai Kartu Tanda Pengenal Pegawai (ID Card) selama dalam lingkungan Perusahaan atau papan nama (Name Tage) yang ditempatkan sebelah kri atas dari kemeja atau blouse untuk wanita. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor atau tempat kerja atau tidak masuk kerja harus memperoleh izin dari bagian personalia serta mengisi formulir izin.

b. Pakaian Seragam

a. Pegawai tertentu yang karena tugasnya demi keseragaman diharuskan memakai seragam kerja

b. pakaian kerja disediakan Perusahaan untuk periode kerja tertentu sesuai dengan standar kualitas perlengkapan kerja yang berlaku, dan diatur dalam peraturan tersendiri

c. Setiap pegawai yang mendapat pakaian kerja/seragam diwajibkan mengenakannya selama waktu kerja

d. Pada wakktu kerja pegawai diwajibkan mengenakan pakaian kerja yang rapi dan sopan.

c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

a. Setiap pegawai diwajibkan ikut menjaga ketertiban, keamanan, kebersihan, dan keselamatan kerja di tempat kerja maupun di lingkungan kerjanya.

b. Apabila pegawai menemui hal-hal yang dapat membahayakan terhadap keselamatan pegawai dan perusahaan agar segera melaporkan kepada pimpinan atau atasan.

c. Setiap pegawai wajib mempergunakan alat-alat keselamatan kerja dan juga mematuhi ketentuan-ketentuan mengenai keselamatan & perlindungan kerja yang berlaku.

d. Setiap pegawai diwajibkan memelihara alat/perlengkapan kerja milik perusahaan dengan baik dan teliti

e. Setiap pegawai dilarang membawa, memindahkan dan meminjamkan alat/perlengkapan milik perusahaan tanpa izin yang berwenang.

d. Kewajiban Pokok Pegawai

a. Setiap pegawai wajib melaksanakan perintah/petunjuk dari atasan dengan penuh tanggung jawab.

b. Mentaati tata tertib/peraturan perusahaan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku.

c. Memberikan keterangan/laporan yang sebenarnya mengenai pekerjaan kepada Perusahaan dalam hubungan dengan tugasnya.

d. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan semua keterangan yang didapat dalam pelaksanaan pekerjaanya.

e. Memelihara dan menjaga barang-barang milik perusahaan yang digunakan atau dipercayakan kepadanya.

f. Mengemukakan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan kepada atasannya ataupun melalui saluran lain yang ditetapkan untuk itu.